Comunicarea instituțională – 3 sfaturi pentru o administrație publică pe înțelesul tuturor
Nu cu mult timp în urmă, o primărie își permitea luxul de a fi absolut plictisitoare și de a transmite informațiile către locuitori doar prin intermediul unor simple anunțuri în ziar sau cu ajutorul unor afișe lipite pe avizierul de la sediul instituției. Însă, vremurile s-au schimbat rapid, iar în prezent, a fi plictisitor ori chiar invizibil nu mai este o opțiune nici măcar pentru instituțiile publice.
Astăzi dăm la o parte miturile despre cum ar trebui să se realizeze comunicarea instituțională și vedem care sunt cele mai importante sfaturi de urmat pentru a transmite informațiile într-un mod clar, eficient, dar mai ales pe înțelesul tuturor atunci când reprezinți o instituție publică.
#1: Creează propriul conținut
O primă regulă a unei comunicări eficiente este să nu te bazezi pe alții pentru a transmite ceea ce tu dorești să spui. De ce ar fi acest fapt diferit atunci când vine vorba de o primărie, spre exemplu? Creează conținut propriu pe care să-l transmiți mai apoi presei sau să îl distribui pe social media. Astfel, te vei asigura că informațiile pleacă de la sursă structurate corect, clar și așa cum ți-ai dori ca ele să ajungă la cetățeni.
Nu uita să te folosești de toate tehnicile de copywriting pe care le știi deja pentru a te asigura că textul transmis va fi cât mai puțin modificat și că se va potrivi atât pe platformele online, cât și în ziarele tipărite:
- fără titluri pompoase, metaforice sau care lasă loc de interpretări;
- structurează textul în subtitluri ușor de urmărit și evidențiază informațiile precum termene limită, formulare de completat ori acte necesare – nimeni nu are nevoie să citească 2 pagini pentru a afla că în data x trebuie să depună un document;
- folosește un limbaj cât mai simplu, chiar dacă vorbești despre legi ori programe complexe, iar înainte să dai publish ori send vezi ce înțeleg colegii tăi de birou din textul respectiv. Dacă ei au întrebări, stai să vezi cum o să arate secțiunea de comentarii, așa că edit edit edit.
- oricât de tentant ar fi, acum nu este momentul, nici locul pentru glumițe, sarcasm ori alte chițibușuri care țin de cunoașterea specifică a unui context. Darrr, vestea bună este că totuși, nu trebuie să suni ca un robot. Găsește o voce umană, clară și concisă care să fie ușor de descifrat pentru toată lumea și care să reprezinte pe termen lung acea instituție. Apropo, uite un material despre strategia de conținut în 5 pași simpli.
Bonus: colectează aceste texte pe o platformă sigură și ușor de accesat de către cetățeni, pentru a avea toate informațiile într-un singur loc și pentru a le putea organiza eficient.
#2: Adaptează modul în care comunici
Atunci când vorbim de o instituție publică, de cele mai multe ori vorbim de transmiterea unor mesaje către un grup foarte divers de oameni. Tineri, bătrâni, cu studii medii ori cu doctorate – informația trebuie să ajungă la toți aceștia și cel mai important: toți trebuie să înțeleagă în egală măsură ceea ce ai de transmis.
Adaptează modul în care comunici și identifică platformele unde se regăsesc grupurile țintă pentru anumite proiecte. Facebook, Instagram, Tik Tok ori radio, care să fie? Câteodată răspunsul poate fi toate, însă, nu uita să iei în calcul aspectele specifice ale acestor platforme, dar și ale proiectelor pe care le desfășoară instituția:
- comunică atât prin platformele online, cât și prin cele tradiționale precum ziare tipărite, emisiuni radio, bannere uriașe – astfel, te asiguri că informația va ajunge la toți cei vizați;
- creează noi pagini sau platforme pentru diversele proiecte care privesc doar o parte din cetățeni, pentru a nu aglomera fluxul de informații de pe pagina principală;
- ieși din când în când din structurile obișnuite de comunicare și organizează, spre exemplu, evenimente cu ajutorul cărora cetățenii să poată identifica cu ușurință instituția și proiectele care aparțin de aceasta;
- asigură-te că folosești de fiecare dată elemente care să unească comunicarea instituției în general: un set de culori specifice, logo-ul care denotă instituția sau alte elemente vizuale.
- care este lungimea unei postări în social media?
- cum gestionezi comentariile negative din Social Media?
Bonus: fii proactiv și experimentează gândidu-te la ce rol are fiecare platformă de comunicare în viața oamenilor, astfel îți va fi mult mai simplu să ajungi cu informația la ei.
#3: Răspunde la nevoile cetățenilor
Așa cum am specificat la început, comunicarea instituțională nu mai înseamnă de mult doar să publici niște anunțuri în ziar, ci odată cu dezvoltarea platformelor online și a vitezei cu care putem comunica, aceasta este din ce în ce mai mult despre a răspunde cu adevărat nevoilor cetățenilor. Fii cu ochii nu doar în patru, ci în toate platformele și mediile unde instituția este menționată. Monitorizează zilnic presa, comentariile de pe rețelele de socializare, reacțiile de prin viața de zi cu zi, dar mai ales oferă soluții acolo unde este posibil:
- alcătuiește zilnic monitorizări de presă pentru a vedea la cald cum stau lucrurile;
- oferă răspunsuri ori transmite mai departe problemele menționate de cetățeni și urmărește dacă acestea sunt sau nu soluționate de birourile responsabile;
- organizează constant conferințe de presă pentru a construi o relație transparentă cu reprezentanții presei locale și naționale.
Bonus: autenticitatea rămâne un must-have și în cazul comunicării instituționale, așa că nu te teme să comunici și despre aspecte mai puțin plăcute și să orientezi atenția spre cum se lucrează pentru îmbunătățirea acelei situații sau să clarifici de ce anumite lucruri chiar nu se pot realiza.
Poate e nevoie să apelezi la servicii social media pentru campanii de comunicare?
În final, comunicarea instituțională este despre a dezvolta o administrație publică pe înțelesul tuturor, care este atentă și răspunde la preocupările cetățenilor. O mare parte din sarcină constă în a crea conținut prin intermediul căruia cetățenii vor identifica cu ușurință proiectele realizate de instituție și vor fi mai deschiși să contribuie ei înșiși la transformarea comunității din care fac parte.
Material scris de Adriana Cozanu.
